Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa reguluje przetwarzanie danych na potrzeby usług VoxAgent zgodnie z art. 28 RODO. Stanowi część umowy o świadczenie usług i może być przyjęta elektronicznie.

§ 1. Strony i akceptacja

1. Podmiot przetwarzający: Maciej Kielak, osoba fizyczna świadcząca usługi pod marką VoxAgent, e-mail: kontakt@voxagent.pl, dalej „VoxAgent”.
2. Administrator: Nazwa firmy: ………………………………………… NIP: ………………………………………… dalej „Klient”.
3. Klient przyjmuje Umowę jednoznacznym oświadczeniem, w szczególności e-mailem lub w panelu po zalogowaniu. Osoba akceptująca potwierdza uprawnienie do działania w imieniu Klienta. VoxAgent utrwala treść i wersję Umowy wraz z wykazem dostawców i harmonogramem retencji, firmę będącą Klientem, osobę składającą oświadczenie oraz rzeczywistą datę akceptacji. Klient może zapisać te dokumenty.
4. Umowa obowiązuje od akceptacji i obejmuje dalsze przetwarzanie danych już posiadanych. Zakres Usługi wynika z Zamówienia lub innych udokumentowanych ustaleń. Powierzenie trwa przez czas Usługi oraz zwrotu lub usunięcia danych.

§ 2. Zakres przetwarzania

1. Klient powierza dane do konfiguracji i świadczenia Usługi, obsługi rozmów i zgłoszeń, informacji o zamówieniach, dostawie, zwrotach i reklamacjach, integracji ze sklepem, przekazywania spraw człowiekowi oraz zapewnienia bezpieczeństwa Usługi. Czynności obejmują odbieranie, zapisywanie, przechowywanie, odczytywanie, wyszukiwanie, wykorzystywanie, przesyłanie, ograniczanie dostępu i usuwanie danych.
2. Dane dotyczą klientów i potencjalnych klientów sklepu, rozmówców oraz pracowników i współpracowników Klienta. Obejmują dane identyfikacyjne i kontaktowe, zamówienia, dostawy, zwroty i reklamacje, treść rozmów, nagrania, transkrypcje, podsumowania i metadane. Zakres ogranicza się do danych potrzebnych do Usługi.

§ 3. Polecenia i bezpieczeństwo

1. VoxAgent przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, także dotyczące transferów poza EOG. Polecenia wynikają z Umowy, uzgodnień, ustawień Usługi lub korespondencji. Jeżeli przetwarzania wymaga prawo Unii lub państwa członkowskiego, VoxAgent informuje o tym przed przetwarzaniem, chyba że prawo zabrania takiej informacji. O poleceniu, które jego zdaniem narusza przepisy o ochronie danych, niezwłocznie informuje Klienta i wstrzymuje jego wykonanie do wyjaśnienia.
2. VoxAgent zapewnia dostęp wyłącznie osobom upoważnionym i zobowiązanym do poufności lub objętym ustawową tajemnicą. Stosuje środki odpowiednie do ryzyka zgodnie z art. 32 RODO, obejmujące kontrolę dostępu, minimalne uprawnienia, ochronę danych dostępowych, szyfrowanie transmisji, aktualizacje i reagowanie na incydenty. VoxAgent nie wykorzystuje powierzonych danych do trenowania własnych modeli AI.
3. Przy pomocniczej analizie rozmów i poprawie działania Usługi VoxAgent korzysta z dodatkowych narzędzi AI wyłącznie na materiałach uprzednio zanonimizowanych, które nie pozwalają na identyfikację osób.

§ 4. Dalsze podmioty i transfery

1. Klient udziela ogólnego upoważnienia na korzystanie z dalszych podmiotów wskazanych we wspólnym Wykazie stanowiącym część Umowy. Wykaz i jego aktualizacje są udostępniane w panelu lub w dokumencie możliwym do zapisania. Obejmują podmioty przetwarzające powierzone dane, stosownie do używanych funkcji Usługi. Informacje o dalszych ogniwach mogą być dostępne przez jednoznaczne odwołania do wykazów dostawców, z zapewnieniem aktualności i identyfikacji podmiotów.
2. O planowanym dodaniu lub zastąpieniu podmiotu VoxAgent aktywnie informuje Klienta co najmniej 14 dni przed powierzeniem mu danych, wskazując zmianę. Powiadomienie może być automatyczne, e-mailem albo w panelu, w sposób umożliwiający zapoznanie się z nim i zachowanie informacji. Klient może w tym terminie zgłosić sprzeciw dotyczący ochrony danych. Brak sprzeciwu pozwala wprowadzić zmianę bez odrębnej akceptacji. W razie sprzeciwu przed powierzeniem danych strony uzgadniają rozwiązanie, alternatywę albo zakończenie objętej nim części Usługi.
3. VoxAgent nakłada na dalsze podmioty te same obowiązki ochrony danych w wiążących umowach i odpowiada wobec Klienta za ich wykonanie. Transfery poza EOG wymagają udokumentowanego polecenia i spełnienia rozdziału V RODO, w szczególności odpowiedniej decyzji o adekwatności albo standardowych klauzul umownych wraz z oceną transferu i dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane. Właściwy mechanizm wskazuje Wykaz.

§ 5. Pomoc, naruszenia i audyt

1. Z uwzględnieniem charakteru przetwarzania i dostępnych informacji VoxAgent pomaga Klientowi przez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w miarę możliwości, realizować prawa osób oraz obowiązki z art. 32-36 RODO, w tym ocenę skutków i uprzednie konsultacje. Żądania osób przekazuje Klientowi bez zbędnej zwłoki i realizuje je zgodnie z jego poleceniami, chyba że prawo wymaga innego działania.
2. O naruszeniu ochrony powierzonych danych, także u dalszego podmiotu, VoxAgent zawiadamia Klienta bez zbędnej zwłoki po uzyskaniu wiedzy o naruszeniu. Przekazuje dostępne informacje o zdarzeniu, danych i osobach, skutkach, środkach zaradczych i punkcie kontaktu; brakujące informacje uzupełnia sukcesywnie. Zawiadomienie kieruje na adres kontaktowy konta lub inny wskazany przez Klienta adres, a w pilnych sprawach także innym uzgodnionym kanałem. Klient utrzymuje aktualne dane kontaktowe.
3. VoxAgent udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO, umożliwia audyty i inspekcje Klienta lub jego audytora oraz przyczynia się do nich. Organizację i ochronę informacji innych klientów strony uzgadniają tak, aby nie uniemożliwiać skutecznego audytu ani nie opóźniać pilnej kontroli.

§ 6. Retencja i zakończenie Usługi

1. Okresy przechowywania danych określa wspólny Harmonogram stanowiący część Umowy. VoxAgent realizuje zgodne z prawem polecenia wcześniejszego usunięcia.
2. Po zakończeniu Usługi VoxAgent usuwa dane i ich istniejące kopie w terminach określonych w Harmonogramie, chyba że Klient przed zakończeniem Usługi zleci ich zwrot e-mailem lub w panelu. Obowiązek usunięcia nie obejmuje danych, których dalszego przechowywania wymaga prawo Unii lub państwa członkowskiego. Do czasu usunięcia dane pozostają objęte ochroną wynikającą z Umowy. VoxAgent potwierdza wykonanie.

§ 7. Pozostałe zasady

1. Klient odpowiada za zgodne z prawem powierzenie, podstawy przetwarzania, obowiązki informacyjne i warunki nagrywania. Umowa nie upoważnia do własnego marketingu VoxAgent. Odtworzenie rozmowy w materiale marketingowym wymaga osobnego uzgodnienia z Klientem i zgodnego z prawem wykorzystania danych źródłowych; zezwolenie firmy nie zastępuje podstawy prawnej dotyczącej rozmówców. Materiał nie może zawierać ich rzeczywistego głosu ani informacji umożliwiających identyfikację. Użycie nazwy lub logo Klienta wymaga jego zezwolenia.
2. Umowa ma pierwszeństwo w sprawach powierzonych danych. Zmiany wymagają udokumentowanego uzgodnienia stron; aktualizacja Wykazu odbywa się według § 4. Stosuje się prawo polskie. Umowa nie ogranicza obowiązków ustawowych, praw osób ani uprawnień organu nadzorczego.

Wspólny wykaz dalszych podmiotów przetwarzających

Wersja i data Wykazu: 17 października 2026.

Wspólny harmonogram retencji

Wersja i data Harmonogramu: 17 października 2026. Okresy mogą zostać skrócone zgodnym z prawem poleceniem Klienta.

Kontakt do VoxAgent w sprawach danych: kontakt@voxagent.pl. Kontakt do Klienta: adres przypisany do konta firmowego lub inny wskazany przez Klienta.

Przykład oświadczenia w panelu

„Akceptuję Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych VoxAgent wraz z udostępnionym Wykazem dalszych podmiotów przetwarzających i Harmonogramem retencji, w imieniu firmy przypisanej do mojego konta. Potwierdzam uprawnienie do reprezentowania tej firmy”. Wersję dokumentów i dowód akceptacji utrwala VoxAgent.