Polityka prywatności

§ 1. Administrator i zakres

1. Administratorem danych osób korzystających ze strony, publicznego demo i kont w panelu oraz osób kontaktowych Klienta jest Maciej Kielak, osoba fizyczna świadcząca usługi pod marką VoxAgent. Kontakt: kontakt@voxagent.pl. Klient oznacza firmę korzystającą z Usługi VoxAgent.
2. Ta polityka nie obejmuje danych klientów sklepu ani rozmów testowych przetwarzanych na zlecenie Klienta w ramach jego Usługi. Ich administratorem jest Klient, a zasady określa umowa powierzenia. Publiczne demo VoxAgent opisuje § 7.

§ 2. Konto, kontakt i rozliczenia

1. Przetwarzamy adres e-mail i identyfikator konta, dane uwierzytelniania, dane kontaktowe, korespondencję, dane dotyczące umówionych spotkań oraz dane firmy potrzebne do rozliczeń, w tym imię i nazwisko przedsiębiorcy, adres i NIP. Otrzymujemy je od danej osoby, od Klienta albo z publicznych źródeł, takich jak strona firmy i rejestry przedsiębiorców.
2. Dane służą prowadzeniu konta, obsłudze Usługi, kontaktowi, umawianiu spotkań, odpowiadaniu na zapytania i ochronie przed roszczeniami. Dla przedstawicieli Klienta podstawą jest prawnie uzasadniony interes VoxAgent w tych celach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli osoba fizyczna sama jest stroną umowy lub prosi o działania przed jej zawarciem, niezbędne do tego dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane wymagane do wystawiania i przechowywania dokumentów sprzedaży przetwarzamy w celu wykonania obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
3. Adres e-mail jest wymagany do utworzenia konta; bez niego nie można założyć konta. Dane wymagane przepisami do wystawienia dokumentu sprzedaży są niezbędne do rozliczeń.

§ 3. Strona i cookies

1. Dane techniczne, w tym adres IP, informacje o przeglądarce, czasie i przebiegu żądań oraz identyfikatory sesji, służą działaniu Usługi, diagnostyce i bezpieczeństwu. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes VoxAgent (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
2. Strona korzysta z niezbędnych cookies służących logowaniu, utrzymaniu sesji i bezpieczeństwu. Można je usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki, co może uniemożliwić logowanie lub prawidłowe korzystanie z panelu.

§ 4. Odbiorcy i transfery poza EOG

1. Dane mogą otrzymywać dostawcy hostingu, bazy danych, logowania, poczty elektronicznej, telefonii i obsługi agenta AI oraz narzędzi do umawiania spotkań. Do analizy rozmów z publicznego demo i poprawy agenta możemy także używać dodatkowych narzędzi AI, przekazując im wyłącznie materiały uprzednio zanonimizowane, które nie pozwalają na identyfikację osób.
2. Korzystanie z tych dostawców może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w szczególności do USA. Podstawą transferu jest decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, w tym EU-US Data Privacy Framework w zakresie objętym certyfikacją odbiorcy, albo standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane.
3. Informacje o zabezpieczeniach przekazywania danych poza EOG, w tym kopię stosowanych standardowych klauzul umownych, można uzyskać pod adresem kontakt@voxagent.pl.

§ 5. Przechowywanie danych

1. Dane konta przechowujemy przez czas Usługi, a po jej zakończeniu usuwamy.
2. Dokumenty sprzedaży i zawarte w nich dane przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, które mają do nas zastosowanie.
3. Logi działania strony u dostawcy hostingu przechowujemy do 30 dni. Cookies wygasają według swoich terminów ważności lub są wcześniej usuwane z przeglądarki.

§ 6. Prawa

1. W przypadkach przewidzianych prawem można żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania. Prawo do przenoszenia dotyczy danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy. Można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Wnioski: kontakt@voxagent.pl.
2. Skargę można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

§ 7. Publiczne demo

1. Przy rozmowie demo przetwarzamy numer telefonu, nagranie, transkrypcję i treść rozmowy oraz metadane rozmowy. Rzeczywiste dane osobowe podane w formularzu testowego zamówienia lub podczas rozmowy podlegają tej polityce. Nie należy przekazywać danych wrażliwych ani danych innych osób.
2. Demo służy prezentacji Usługi. Dane z rozmów zapisujemy i analizujemy, aby oceniać jakość demo i poprawiać jego działanie. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes VoxAgent w tych celach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Nagrania i transkrypcje przechowujemy przez 90 dni od rozmowy. Metadane w bazie VoxAgent przechowujemy przez 12 miesięcy od rozmowy, a dane formularza przez 7 dni od utworzenia zamówienia. Numer telefonu jest przekazywany w ramach połączenia; podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
4. Termin 12 miesięcy dotyczy metadanych w bazie VoxAgent. Przechowywanie danych o połączeniach przez operatora telefonicznego w ramach jego własnych obowiązków podlega przepisom i jego zasadom prywatności.